ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki  (523/1999) 10§ ja 24§

Tmi Hamptonin Leidit sitoutuu noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuoja- ja henkilölainsäädäntöä. Tällä tarkoitetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita yrityksen toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Tmi Hamptonin Leidit käsittelevät asiakkaidensa henkilötietoja. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”rekisteröity” kaikkia niitä luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän asiakasrekisterissä.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Tmi Hamptonin Leidit
Lakeentie 148
14770 Eteläinen
y-tunnus 1729375-1

2. YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Meeri Sevilä-Niang
kotipalvelut.hameenlinna@gmail.com

3. REKISTERIN NIMI

Tmi Hamptonin Leidien asiakasrekisteri

4. REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Asiakkaat ja asiakasorganisaatioiden edustajat

5. TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti joko suoraan rekisteröidyltä itseltään tai hänen organisaatioltaan, jonka kanssa asiakassopimus on solmittu. Tietoja voidaan joissain tapauksissa kerätä myös julkisista lähteistä, tai rekisterinpitäjän hallinnoimista tietojärjestelmistä aiempiin tilauksiin liittyen.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja. Jokaisesta käyttäjästä ei välttämättä ole kaikkia alla mainittuja tietoja.

1. Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, sähköposti, osoite, puhelinnumero, organisaatio ja sen laskutustiedot
2. Asiakkuustiedot, kuten siivous-, kodinhoito- ja vanhuspalvelun sopimukset, asiakasnumero, asiakkuustyyppi, asiakkuuden tila, maksutiedot, palvelukieli, siivous- ja hoito-ohjeistukset, palveluun liittyvät muistiinpanot ja viestit, puhelutallenteet, tukipyynnöt ja palautteet.
3. Muut rekisteröidyn tai hänen organisaationsa mahdollisesti itse antamat tiedot
4. Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot

7. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietoja käytetään Tmi Hamptonin Leidien asiakassuhteiden luomiseen ja viestintään, sekä niiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen

Käsittelemme henkilötietoja perustuen joko sopimukseen (jolloin käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity tai hänen organisaationsa on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn tai hänen organisaationsa pyynnöstä) tai oikeutettuun etuun (jolloin käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, kun yrityksen ja rekisteröidyn tai hänen organisaationsa välillä on asiakkuussuhde).

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan (n. 18 kk) asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Lisäksi toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilörekisteriin pääsy on käyttöoikeuksin rajattu siten, että tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja vaihtuvat salasanat. Paperimuotoiset tiedot säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Jos turvatoimista huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti kielteinen vaikutus rekisteröityjen tietosuojaan, ilmoitamme loukkauksesta mahdollisimman pian toimivaltaisille viranomaisille sekä asianomaisille rekisteröidyille, jos sovellettava tietosuojalainsäädäntö tätä edellyttää.

10. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ulkopuolisille palveluntarjoajille. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset. Takaamme, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja- ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Tietoja ei siirretä EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot sekä vaatia mahdollisia virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita tietoja korjattavaksi. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastus- ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilörekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Kaikkien tietopyynnön esittäjien oikeus pyyntöön varmistetaan ennen pyynnön käsittelyä.